Règlement Intérieur
Association EFICAS
Ce règlement intérieur complète et précise les statuts de l’association EFICAS.
Il s’applique obligatoirement à l'ensemble des membres ainsi qu'à chaque nouvel adhérent. Il est disponible au siège de l’Association en consultation, ainsi que sur votre espace membre sur le site de l'Association http://www.eficas.fr .
Les dispositions du présent règlement doivent être interprétées à la lumière des statuts. En cas d’ambiguïté ou de contradiction, les statuts s’appliquent par priorité sur le règlement intérieur.
Le présent règlement précise le fonctionnement interne et externe de l’association. Il concerne notamment :
· Titre I : Adhésion à l’association
· Titre II : Institutions de l’association
· Titre III : Attributions des organes dirigeants
· Titre IV : Charte des usagers
· Titre V : Règlementation financière
· Titre VI Dispositions diverses
Titre I : Adhésion à l’association
Article 1 - Admission de membres nouveaux
L’adhésion à l’association est libre pour toutes les personnes qui souhaitent participer à la réalisation de son objet, sous réserve d’acquitter la cotisation annuelle (de date à date)
Article 2 – Refus d’admission
L’association se réserve le droit de refuser la demande d’adhésion, sans avoir à motiver sa décision.
Article 3 - Catégorie de membre Composition
Parmi ses membres, l'association EFICAS distingue les catégories suivantes :
1. Les membres fondateurs sont les personnes physiques ayant participé à la création de l’association. Ils sont membres de droit du Conseil d’Administration, et leur mandat ne peut s’achever que sur démission volontaire.
2. Les membres actifs sont les personnes s'étant engagées à verser une cotisation chaque année et prenant une part significative au fonctionnement de l’association. Leur candidature est examinée au cas par cas et doit être agréée par la majorité du Conseil d’Administration. La qualité de membre actif confère un droit de vote et d’éligibilité lors de l’Assemblée Générale.
3. Les membres usagers sont les personnes souhaitant bénéficier des services de l’association sans pour autant s’investir activement dans son fonctionnement. Les membres usagers peuvent assister à l’Assemblée Générale et émettre un avis consultatif sur les questions portées à l’ordre du jour, mais n’ont ni droit de vote ni capacité d’éligibilité. Les membres usagers s'engagent à verser une cotisation chaque année.
4. Les membres bienfaiteurs sont des membres usagers qui désirent soutenir l’association en versant une cotisation plus importante que les membres usagers et actifs.
Article 4 – Montant des Cotisations
Le montant des cotisations pour l'année 2011 est fixé à :
1. Les membres fondateurs et les dirigeants bénévoles en exercice ne paient pas de cotisation (sauf s’ils en décident autrement).
2. Les membres actifs : 30 €
3. Les membres usagers : 45 € (MU1) ou 120 € (MU2) selon type d'adhésion
4. Les membres bienfaiteurs : à partir de 100 €
Les membres adhérents doivent renseigner une fiche d'adhésion et s'acquitter d'une cotisation annuelle.
Le montant de celle-ci est fixé chaque année par le conseil d'administration sur proposition du bureau.
Le versement de la cotisation doit être établi par chèque à l'ordre de l'association ou en espèce et effectué au plus tard 1 mois après l'adhésion
Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion, ou de décès d'un membre en cours d’année.
Article 5 - Prix des services rendus par l’association à ses usagers
Il est fixé chaque année par le conseil d'administration sur proposition du bureau. Nul usager ne peut être dispensé du paiement du prix. Toutefois, le bureau peut accorder des remises sur le prix ou octroyer des délais de paiement, si la situation de l’adhérent l’exige.
Article 6 - Protection de la vie privée des adhérents – Fichiers
Les adhérents sont informés que l’association met en œuvre un traitement automatisé des informations nominatives les concernant.
Ce fichier est à l’usage exclusif de l’association et de ses partenaires ; il présente un caractère obligatoire. L’association s’engage à ne pas publier ces données nominatives sur Internet.
Les informations recueillies sont nécessaires pour à l’adhésion. Elles font l'objet d'un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l’association. Elles peuvent donner lieu à l'exercice du droit d'accès et de rectification selon les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Pour exercer ce droit et obtenir communication des informations le concernant, l’adhérent s’adressera au siège de l’association.
Article 7 - Droits et Obligations des adhérents
L’adhésion à l’association à quel titre que ce soit entraîne pleine et entière acceptation des statuts et du présent règlement intérieur.
L'adhésion a l'association donne droit a l'ensemble des services proposés.
Article 8 – Démission
Conformément à l'article 7 des statuts, le membre démissionnaire devra adresser sous lettre simple sa démission au bureau.
Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une quelconque indemnité.
Titre II Institutions de l’association
Article 1 - Assemblée générale ordinaire
Convocation
Conformément à l'article 12 des statuts de l'association, l'assemblée générale ordinaire se réunit 1 fois par an sur convocation du bureau.
Seuls les membres fondateurs et les membres actifs à jour de leur cotisation à la date de la convocation de l'AG sont autorisés à voter à l’assemblée.
Ils sont convoqués selon la procédure suivante : affichage dans les locaux et par mail (60 jours avant la date)
Ordre du jour
Les auteurs de la convocation rédigent un ordre du jour communiqué aux adhérents en même temps que la convocation. Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent être valablement évoquées en assemblée.
Vote
Le vote des résolutions s'effectue à main levée, a la majorité.
Décisions
L’assemblée générale élit les administrateurs membres du CA. Elle se prononce notamment sur le rapport annuel des dirigeants, les comptes/le budget de l’association.
Article 2 - Assemblée générale extraordinaire
Convocation
Les membres de l'association seront convoqués selon la procédure suivante :
Lettre simple, dans un délai minimum de 15 jour.
Décisions
Conformément à l'article 13 des statuts de l'association, une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par le Président en cas de modification des statuts, situation financière difficile, conclusion d’un emprunt bancaire, et toute circonstance expressément prévue par les statuts.
Vote
Le vote se déroule selon les modalités suivantes : à main levée, à la majorité simple.
Les votes par procuration ou par correspondance sont interdits.
Titre III Attributions des organes dirigeants
Article 1 – Organes dirigeants et attributions
Les membres du bureau assurent la direction opérationnelle de l’association. Ils disposent à cet effet de tout pouvoir pour notamment :
- organiser la pratique des activités, en mobilisant les ressources de l’association,
- sécuriser les conditions d’exercice (notamment en interrompant les activités dès lors que les conditions de sécurité ne seraient pas réunies).
- organiser l’engagement des bénévoles.
Les membres du bureau représentent l’association tant à l’égard des pouvoirs publics qu’auprès des partenaires privés.
les membres du bureau négocient et concluent tous les engagements de l’association et d’une manière générale, agissent au nom de l’association en toutes circonstances, sous réserve du respect des statuts et des décisions souveraines de l’assemblée générale.
Article 2 - Fonction financière
Les membres du bureau veillent au respect des grands équilibres financiers de l’association, en maîtrisant les dépenses, assurant un flux de recettes internes et externes suffisant et en fixant des tarifs équilibrés. Ils assurent ou font assurer par les ressources bénévoles, salariées ou externes de l’association, les taches suivantes :
- Le suivi des dépenses et des comptes bancaires ;
- La préparation et le suivi du budget ;
- Les remboursements de frais et les paiements aux fournisseurs ;
- La transparence du fonctionnement financier envers l’assemblée générale ;
- Les demandes de subventions ;
- L’établissement de la comptabilité.
Les membres du bureau établissent chaque année le budget et fixe les tarifs, au vu des coûts de l’association et de ses recettes, dans le respect des grands équilibres financiers.
Les tarifs sont validés par l’assemblée générale (en même temps que le budget).
Article 3 - Fonction administrative
Les membres du bureau veillent au respect de la réglementation tant interne qu’externe. Ils assurent ou font assurer par les ressources bénévoles, salariées ou externes de l’association, les taches suivantes :
· La convocation et le bon déroulement de l’AG (convocation, comptes rendus) ;
· La bonne circulation des informations à destination des adhérents ;
· L’archivage de tous les documents juridiques et comptables de l’association ;
· Les déclarations en préfecture (création, certaines modifications statutaires,changement de dirigeants, acquisition d’un immeuble, dissolution) ;
· Les publications au journal officiel ;
· La tenue du registre spécial ;
· Le dépôt des comptes de résultat, bilan, rapport d’activité et conventions en préfecture dès lors que le financement par les autorités administratives dépasse 153 000 € (L. du 12 avril 2000, D. du 6 juin 2001) ;
· Dans les communes de plus de 3 500 habitants, le dépôt en mairie d’un bilan certifié conforme si l’association reçoit de la commune une subvention supérieure à 76 300 € ou représentant plus de 50 % de son budget.
Article 4 - Fonctionnement des organes dirigeants
Pour la prise de décision au sein de l’organe dirigeant : mode Collégial.
Article 5 - Le Conseil de direction / Bureau
Le Conseil de direction administre et gère l’association ; il dispose à cet effet de tous les pouvoirs, dans le respect de l’objet associatif et des décisions de l’assemblée générale des adhérents.
Les décisions sont prises à l’unanimité des membres du Conseil et sur toutes questions, il sera recherché un consensus entre eux .
Titre IV Charte des usagers
(droits et obligations)
Article 1- Locaux
Il est interdit de fumer dans les locaux de l’association ainsi que d’y introduire des boissons alcoolisées.
Dans tous les locaux utilisés par l’association, les adhérents doivent se conformer aux règles et usages locaux et veiller à la bonne occupation des lieux.
Article 2 - Organisation des activités
Les activités se déroulent conformément au règlement intérieur . Ce règlement est obligatoire ; il s’impose aux usagers de l’association, à ses bénévoles, salariés et dirigeants.
Article 3 - Pratique des activités
Les activités se déroulent sous la responsabilité des bénévoles et des préposés salariés de l’association. Ils ont seuls autorité pour organiser et mettre fin aux activités, s’ils estiment que les conditions de sécurité ne sont pas réunies. Ils peuvent notamment interdire l’accès à tout usager ne respectant pas les horaires/tenues vestimentaires/équipement de sécurité/dont le comportement est contraire aux règles de sécurité en vigueur dans l’association.
Les activités de l’association se déroulent dans le cadre d’un programme arrêté par le bureau, le CA, le Président ; toute utilisation des locaux/matériel de l’association en dehors des horaires prévus est strictement prohibée.
Article 4 - Engagement des usagers
Les usagers sont tenus de respecter les dispositions de sécurité du présent règlement/en toutes circonstances se conformer aux consignes des préposés de l’association, bénévoles ou salariés.
À défaut, la responsabilité de l’association est dégagée/ils peuvent être exclus sans préavis des activités de l’association.
Article 5 - Exclusion/Radiation
Selon la procédure définie à l'article 7 des statuts de l'association Eficas, seuls les cas de non-respect des règles établies, attitude portant préjudice à l'association, fautes intentionnelles ou refus du paiement de la cotisation annuelle peuvent déclencher une procédure d'exclusion.
Celle-ci doit être prononcée par le bureau, seulement après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d'exclusion est engagée. La personne contre laquelle une procédure d'exclusion est engagée peut se faire assister par un membre de l'association de son choix.
Titre V Réglementation financière
Article 1 - Modalités d'engagement des dépenses
Les membres du bureau peuvent librement effectuer seuls pour le compte de l’association toutes les dépenses utiles à la réalisation de l’objet statutaire. Toutefois pour les engagements dont le montant excède 1.500 €, un document écrit devra attester l’opération. Il sera visé par le président et par le Trésorier.
Article 2- Modalités de reprise des apports engagés par les fondateurs (ou des tiers)
Les apports engagés et/ou mis a disposition de l'Association (capitaux ou matériels) par les fondateurs ou des tiers en accord avec les organes dirigeants pourront être repris dans leur intégralité par les apporteurs ou leurs ayant droit.
Chaque apport, capitaux et/ou matériel, fera l'objet d'un document validé par le bureau, précisant les montants et/ou les matériels, ainsi que les conditions de leur reprise.
Article 3 - Instruments de paiement
L'association s'autorise tout moyen légal de paiement ou d'encaissement.
Article 4 - Délégations de signature
Sont habilité a détenir la signature sur les comptes bancaires le Président, le Trésorier et le Secrétaire, ou toute autre personne membre de l'association, sur décision du bureau.
Article 5 - Modalités de remboursements des frais
Les frais justifiés par l'activité réelle du bénévole, dûment missionné par l'association sont remboursés sur présentation des pièces justificatives.
Prévoir le cas échéant les plafonds : Les indemnisations des frais d'hébergement et de nourriture ne peuvent excéder les montants légaux.
Pour les frais de déplacement automobile, les limites de remboursement ne peuvent excéder celles fixées par l'administration fiscale en vigueur.
Les remboursements des produits et services payés pour le compte de l'association par le bénévole ne subissent pas d'autres limitations que celles qui s'imposent à l'association si elle les avait payés directement.
Tous les frais doivent faire l'objet d'un enregistrement permettant d'identifier clairement le bénévole, sa mission et la nature des frais engagés.
Titre VI - Dispositions diverses
Article 1 - Modification du règlement intérieur
Le règlement intérieur de l’association Eficas. est établi par le conseil d’administration, conformément à l'article 14 des statuts.
Il peut être modifié, sur proposition des instances dirigeantes.
Page du 19/07/2011 à 13h56